Autoparts-remix.ru

Автомобильный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сроки хранения договоров в организации 2019

Изменились сроки хранения некоторых типовых документов

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения возложено на Росархив. Реализуя эти полномочия, Росархив утвердил комментируемый перечень (далее — новый перечень). Он придет на смену действующему сейчас перечню типовых документов и сроков их хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень Минкультуры). Этот документ утратит силу 18 февраля 2020 г. (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 7 февраля 2020 г.).

По сравнению с перечнем Минкультуры в новом перечне изменились сроки хранения некоторых документов. Это касается, например, кадровых документов (трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.), которые в соответствии с перечнем Минкультуры нужно хранить 75 лет. Теперь их срок хранения приведен в соответствие с требованиями ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этой норме документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. — 50 лет (далее 50/75 лет).

В таблице мы привели наиболее распространенные образующиеся в деятельности компаний документы, сроки хранения которых изменились.

Сравнение сроков хранения некоторых документов по старому и новому перечням

Срок хранения по перечню Минкультуры (пункт перечня)

Срок хранения по новому перечню (пункт перечня)

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя, должностных, ответственных и материально ответственных лиц

по руководителю — постоянно; по остальным — 5 лет после смены лиц (п. 79)

5 лет после прекращения действия лицензии (п. 55)

постоянно (п. 111)

3 года после истечения срока действия (п. 64)

Договоры и акты по передаче имущества в доверительное управление

постоянно (п. 122, 123)

10 лет после истечения срока договора (п. 91, 92)

постоянно (п. 449)

5 лет по истечении срока договора или выкупа имущества (п. 96)

5 лет после истечения действия договора (п. 446)

по недвижимости — до ликвидации организации; по движимому имуществу — 5 лет после истечения действия договора (п. 99)

5 лет после истечения действия договора (п. 444)

по недвижимости — 15 лет; по движимому имуществу — 10 лет (п. 101)

постоянно (п. 453)

Ведомости на выплату дивидендов

Договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности

5 лет по истечении срока действия исключительного права (п. 136)

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

10 лет после возмещения ущерба (п. 287)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи, о получении заработной платы и других выплат

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 412)

6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) (п. 295)

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

Расчеты по страховым взносам

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 395)

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

постоянно (п. 401)

Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

постоянно (п. 429)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (п. 323)

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Изменились сроки хранения некоторых типовых документов

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.

Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения возложено на Росархив. Реализуя эти полномочия, Росархив утвердил комментируемый перечень (далее — новый перечень). Он придет на смену действующему сейчас перечню типовых документов и сроков их хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень Минкультуры). Этот документ утратит силу 18 февраля 2020 г. (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 7 февраля 2020 г.).

Читать еще:  Технология полировки кузова

По сравнению с перечнем Минкультуры в новом перечне изменились сроки хранения некоторых документов. Это касается, например, кадровых документов (трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.), которые в соответствии с перечнем Минкультуры нужно хранить 75 лет. Теперь их срок хранения приведен в соответствие с требованиями ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этой норме документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. — 50 лет (далее 50/75 лет).

В таблице мы привели наиболее распространенные образующиеся в деятельности компаний документы, сроки хранения которых изменились.

Сравнение сроков хранения некоторых документов по старому и новому перечням

Срок хранения по перечню Минкультуры (пункт перечня)

Срок хранения по новому перечню (пункт перечня)

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя, должностных, ответственных и материально ответственных лиц

по руководителю — постоянно; по остальным — 5 лет после смены лиц (п. 79)

5 лет после прекращения действия лицензии (п. 55)

постоянно (п. 111)

3 года после истечения срока действия (п. 64)

Договоры и акты по передаче имущества в доверительное управление

постоянно (п. 122, 123)

10 лет после истечения срока договора (п. 91, 92)

постоянно (п. 449)

5 лет по истечении срока договора или выкупа имущества (п. 96)

5 лет после истечения действия договора (п. 446)

по недвижимости — до ликвидации организации; по движимому имуществу — 5 лет после истечения действия договора (п. 99)

5 лет после истечения действия договора (п. 444)

по недвижимости — 15 лет; по движимому имуществу — 10 лет (п. 101)

постоянно (п. 453)

Ведомости на выплату дивидендов

Договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности

5 лет по истечении срока действия исключительного права (п. 136)

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

10 лет после возмещения ущерба (п. 287)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи, о получении заработной платы и других выплат

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 412)

6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) (п. 295)

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

Расчеты по страховым взносам

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 395)

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

постоянно (п. 401)

Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

постоянно (п. 429)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (п. 323)

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

  • годовая
  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сводная
  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Читать еще:  Куда подать жалобу на оператора сотовой связи

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.
Читать еще:  Как узнать лицевой счет за квартплату по адресу рязань

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×