Autoparts-remix.ru

Автомобильный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документооборот в организации пример схема

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

  • Технический прогресс;
  • Развитие экономики;
  • Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

  • создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
  • незнание работниками требований к оформлению документов;
  • некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
  • несвоевременное исполнение документов;
  • использование копировальной техники.

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

В организации все документы разбиваются на потоки:

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Все документы предприятия можно разделить на:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

  1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
  2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
  3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
  4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
  5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
  6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
  7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
  8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
  9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
  10. Подпись документа руководителем.
  11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
  12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
  13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Работой с документами занимается Общий отдел.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Читать еще:  Ввк фсин россии официальный сайт

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:

Документооборот организации

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ) [1] ;

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

— поступающие (входящие) документы;

— отправляемые (исходящие) документы;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

Читать еще:  Рейтинг антизапотевателей стекол автомобиля

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

[1] Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Организация документооборота на предприятии

Движение первичных документов в бухгалтерском учете начинается с момента их создания непосредственно на предприятии или получения их от других предприятий, затем продолжается при их обработке, принятии к учету и заканчивается передачей их в архив и называется документооборот.

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации. С этой целью главный бухгалтер выясняет, какие первичные документы будут применяться в деятельности организации. Непосредственно формы первичных документов, право их подписи должностными лицами организации, график движения этих документов являются элементами учетной политики организации согласно положениям ПБУ 1/2008. Это значит, что они должны быть представлены в приложении к учетной политике организации и подписаны руководителем организации. Первичные документы, утвержденные к применению, могут быть перечислены в соответствии с их номерами, которые они имеют в альбомах унифицированных документов. Если организация самостоятельно разрабатывает первичный документ, то в этом случае показывается форма документа с обязательными для него реквизитами. График документооборота показывается в приложении к учетной политике и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, соответствующим отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и рациональное число подразделений организации и работников, которые обращаются с данными документами в минимальный срок нахождения его в каждом подразделении.

Пример графика документооборота представлен на рис. 4.3.

Рис. 4.3. График документооборота на предприятии

В графе «Создание документа» предусмотрены следующие колонки:

  • 1 – количество экземпляров документа;
  • 2 – ответственный за выписку;
  • 3 – ответственный за оформление;
  • 4 – ответственный за исполнение;
  • 5 – срок исполнения.

В графе «Проверка документа»:

  • 1 – ответственный за проверку;
  • 2 – кто представляет на проверку;
  • 3 – порядок представления;
  • 4 – срок представления на проверку.

В графе «Обработка документа»:

  • 1 – кто исполняет;
  • 2 – срок исполнения.

В графе «Передача в архив»:

  • 1 – кто исполняет;
  • 2 – срок передачи.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования:

  • • первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
  • • при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
  • • документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  • • все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
  • • исправления должны быть выполнены только разрешенными приемами (корректурная запись, дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно);
  • • по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, – маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю может быть вручена выписка из графика документооборота. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы. В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для этого устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо периодически оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

  • • перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
  • • кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
  • • рабочая схема действующих отделов организации;
  • • порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
  • • график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Читать еще:  Езда на велосипеде утром

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

    К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

Документы внутри организации

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).