Autoparts-remix.ru

Автомобильный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Делопроизводство прошивка договора

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала – ответ практический.

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники – толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании – сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника, и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Оформление заверительной надписи на обороте сшива

А теперь – теория вопроса. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 1 . Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной – журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной – форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц 2 и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы. Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример – парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства 3 , ни Правилами нотариального делопроизводства 4 .

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения 5 , некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Сноски

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта. Вернуться назад

Ее правила установлены п. 4.9 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Вернуться назад

См. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Вернуться назад

Читать еще:  Датчик кислорода ваз 2112

Эти Правила утверждены решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09 и приказом Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 с изменениями. Вернуться назад

См. ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Вернуться назад

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала – ответ практический.

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники – толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании – сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника, и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Оформление заверительной надписи на обороте сшива

А теперь – теория вопроса. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 1 . Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной – журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной – форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц 2 и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы. Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример – парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства 3 , ни Правилами нотариального делопроизводства 4 .

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения 5 , некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Сноски

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта. Вернуться назад

Читать еще:  Как снять форсунки на ваз

Ее правила установлены п. 4.9 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Вернуться назад

См. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Вернуться назад

Эти Правила утверждены решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09 и приказом Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 с изменениями. Вернуться назад

См. ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Вернуться назад

Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала – ответ практический.

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники – толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании – сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника, и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Оформление заверительной надписи на обороте сшива

А теперь – теория вопроса. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 1 . Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной – журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной – форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц 2 и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы. Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример – парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства 3 , ни Правилами нотариального делопроизводства 4 .

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения 5 , некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Читать еще:  Критерии выбора запчастей для автомобиля

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Сноски

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта. Вернуться назад

Ее правила установлены п. 4.9 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Вернуться назад

См. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Вернуться назад

Эти Правила утверждены решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09 и приказом Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 с изменениями. Вернуться назад

См. ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Вернуться назад

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

    Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.

Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

    Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.

Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.

  • Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
  • Пошаговое руководство по прошивке

    Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

    1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

    2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

    3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

    4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

    5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

    6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

    7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

    8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

    9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

    10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

    11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

    12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

    13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

    14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

    Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

    Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector
    ×
    ×